BANDUNG — Kesibukan pekerjaan, padatnya jadwal kegiatan, janji – janji pertemuan, menerima atau mengirimkan pesan, dan berbagai aktivitas lainnya telah mewarnai kehidupan sehari – hari para pimpinan. Baik itu pimpinan sebuah lembaga negara, instansi pemerintah, maupun perusahaan/ lembaga swasta. Melihat realitas tersebut maka semakin banyak kebutuhan hadirnya seorang Ajudan untuk membantu dan mendampingi para pimpinan guna menunjang berbagai pelaksanaan tugas dan kewajibannya. Namun demikian disisi lain, masih minimnya para Ajudan ataupun calon Ajudan yang mendapatkan pembekalan ilmu tentang keajudanan. Hal ini terkait minimnya lembaga dan atau Trainner yang memiliki kapabilitas di bidang keajudanan tersebut.
Beranjak dari kebutuhan objektif untuk meningkatkan kompetensi, mutu dan keterampilan para Ajudan yang bertugas di Badan Siber dan Sandi Negara, maka dipandang perlu menghadirkan Narasumber yang dinilai memiliki kapabilitas untuk bidang tersebut. Oleh karenanya, pada hari Sabtu sampai dengan minggu (14/15/11) Ketua Umum Perhimpunan Ajudan Profesional Indonesia (PAPI) Dede Farhan Aulawi diundang untuk menyampaikan materi atau paparan terkait dengan segala seluk beluk ilmu keajudanan.
Pelatihan tersebut diikuti oleh 13 peserta, baik Ajudan Pimpinan maupun calon Ajudan. Dalam kesempatan ini, Dede Farhan menyampaikan materi mulai dari “Know who is your Boss”, karena mengenal siapa yang akan menjadi pimpinannya menjadi sangat penting agar mengenal betul siapa calon pimpinannya agar dapat melayani dengan baik.
“Itulah sebabnya ilmu keajudanan sering diistilahkan “The Art of Services”, yaitu seni dalam meberikan berbagai pelayanan buat pimpinan. Dikatakan seni, karena orientasi sebuah pelayanan adalah menyiapkan dan mengatur segala keperluan kedinasan pimpinan agar bisa berjalan dengan lancar. Sementara itu, seorang pimpinan yang satu dengan yang lainnya sering memiliki karakter yang berbeda, oleh karenanya untuk menjamin kepuasan diperlukan sebuah pengetahuan tentang “seni dalam melayani”, ujar Dede Farhan.
Berikutnya Dede juga membahas secara detail tentang ruang lingkup dan tanggung jawab Keajudanan yang tidak sedikit dan juga tentu tidak mudah. Hal tersebut bisa tercermin dari persyaratan seorang Ajudan yang harus memiliki Kecerdasan, Kesemaptaan, Kerapihan, Kebersihan dan Kesigapan serta kesiapsiagaan. Begitupun dengan peningkatan wawasan psikologi untuk membantu memahami bahasa tubuh seorang pimpinan, sampai pada kemampuan untuk menjaga berbagai dokumen penting serta yang tergolong dokumen rahasia.
Tidak cukup sampai di sana, Dede juga mendeskripsikan dengan jelas yang disertai berbagai contoh Pengaturan Rencana dan Jadwal Pimpinan, Pengarsipan Dokumen Umum, Khusus dan Rahasia, serta kesiapan dalam memberikan Bantuan Umum seperti persiapan Presentasi, Menyaring Telepon dan Membuat Janji, sampai pada kemampuan dalam membuat atau menyusun Laporan. Di samping itu diasah pula kemampuan dalam komunikasi dan koordinasi yang bersifat Lintas Fungsi, baik di internal maupun dengan pihak eksternal.
(*)
